Programa 5S: o que é e como implementar na sua empresa

Não importa o segmento de atuação da empresa, ter um ambiente mais organizado e mais produtivo melhora o clima organizacional e a forma de trabalhar,  aumentando a produtividade. 

Ter um ambiente organizado, padronizado e limpo, pode trazer melhores resultados para uma empresa. 

É por esse motivo que tantas empresas aplicam o programa 5S, com o objetivo de ter mais agilidade, produtividade, e visibilidade do ambiente de trabalho.

Mas como implementar o método 5S na sua empresa? O que são os cinco sensos? 

Vamos esclarecer essas dúvidas neste super artigo.

O que é 5S?

O programa 5s é simples e pode ser aplicado em todo o tipo de empresa.

É uma metodologia que geralmente é muito utilizada por empresas que querem melhorar seus ambientes de trabalho tornando-os mais eficientes e organizados para ter mais produtividade, aprimorar os padrões de qualidade e reduzir custos.

Esses benefícios acontecem devido à forma como o 5S desenvolve os seguintes aspectos na empresa: 

1. Seiri – Senso de utilização

2. Seiton – Senso de organização

3. Seiso – Senso de limpeza

4. Seiketsu – Senso de padronização

5. Shitsuke – Senso de autodisciplina


Seiri – Senso de utilização

Representa o bom senso, questionar a necessidade de etapas, ferramentas e funções dentro do processo. 

Também assegura o equilíbrio das operações dentro da empresa. O principal objetivo do Seiri é tornar o ambiente de trabalho mais útil.

É preciso checar tudo que a empresa possui: equipamentos , objetos, materiais, documentos, etc. 

Também é necessário analisar a frequência de uso  destes materiais ou objetos e, então, definir o que deve ser descartado ou rearranjado.

O resultado do Seiri é um ambiente de trabalho útil e organizado, sem desperdícios e excessos. 

Dessa forma, ele contém o que realmente importa para a empresa, além de alavancar a produtividade dos funcionários.

Seiton – Senso de organização

Depois de realizar a seleção do que é realmente necessário, é hora de organizar tudo, visando à simplificação. 

Para isso, elaboramos sistemas e padrões para que os funcionários possuam um acesso mais fácil aos materiais necessários, através de identificações, etiquetas e estantes.

Assim a metodologia 5S, além da organização espacial, também considera a organização digital. 

Da importância para aplicativos e pastas específicas de acordo com a necessidade da empresa.

Através do Seiton, é possível agilizar os processos e os colaboradores possuem acesso mais fácil. 

Com isso temos economia de tempo, e consequente aumento da produtividade.

Seiso – Senso de limpeza

Extremamente importante para manter o ambiente organizado e limpo, que reflete de forma direta na qualidade de entrega. 

Este senso do programa 5S cria uma responsabilidade individual entre os funcionários, tanto em suas áreas pessoais de trabalho quanto nas áreas comuns.

Nessa etapa do programa 5S são realizadas as limpezas do local em que se realizam as atividades e das ferramentas. 

Através desse senso é feito o conserto de materiais estragados, ou de um item que cause algum desconforto e a investigação do que gera imperfeições ou sujeira.

A partir do Seiso se desenvolve um ambiente agradável para os funcionários. 

Dessa forma, por estarem trabalhando em um lugar limpo e agradável, com equipamentos que funcionam, o bem-estar geral da empresa é impactado.

Seiketsu – Senso de padronização

Tem como objetivo assegurar que o uso, organização e limpeza dos métodos anteriores sejam feitos na empresa.

Nessa parte do 5S, são definidos quem serão os responsáveis por continuar as atividades feitas nas etapas anteriores, sempre em busca da melhoria contínua.

Esse senso busca tornar constantes os valores e padrões definidos através das normas e da rotina do método 5S. 

Isso faz com que os funcionários sigam e apoiem as mudanças.

Shitsuke – Senso de autodisciplina

A última etapa do 5S busca manter e estabelecer os princípios anteriores. 

Na etapa de shitsuke é fundamental apoiar e capacitar as pessoas envolvidas no processo, incentivar os valores da metodologia e transformar eles em parte ativa da visão e cultura da empresa.

A disciplina, considerada o ponto principal do processo 5S, é atingida quando cada funcionário presta seu papel na busca por um ambiente propício. 

Assim, ele é responsável por tornar melhor a qualidade, o desempenho, a saúde e a produtividade dentro de uma empresa.


Por que implementar o programa 5S?

Se toda a equipa participar ativamente da implementação do programa 5s os resultados serão impressionantes.

Entre os benefícios referentes ao processo 5S estão:

Prevenção contra acidentes;

Aumento da qualidade do produto ou serviço desenvolvido pela empresa;

Facilitação da identificação de erros, e processos problemáticos da organização;

Melhoria da qualidade de vida dos colaboradores;

Aumento de colaboradores engajados;

Diminuição de desperdícios e excessos;

Aumento da produtividade dos colaboradores;

Ambiente mais organizado e limpo;

Otimização do tempo dos processos.

Embasamento para a implementação de outras metodologias;

Melhoria do ambiente de trabalho;


Como aplicar o 5S no ambiente de trabalho? 5s na prática

Sugerimos alguns passos a serem seguidos para que o processo 5s seja aplicado no ambiente de trabalho, facilitando a implementação e estimula aos colaboradores:

1. Divulgação

Iniciamos a aplicação do 5S na empresa com a disseminação da ideia entre os envolvidos. 

Isto é, conscientizar os funcionários sobre a necessidade da utilização da metodologia para conseguir as mudanças necessárias para melhorar os processos e resultados da empresa.

2. Preparação

O segundo passo é selecionar quais funcionários irão atuar em qual área para implementar os sensos. 

Então, deve-se dividir a equipe, para que cada um possua suas funções e entenda a importância de realizar elas. 

Também é preciso segurar a criação de uma Comissão de Controle, um time com funcionários escolhidos para controlar a qualidade e ajudar o resto da equipe na busca da melhoria contínua.


3. Análise de pontos críticos

É necessário analisar previamente quais são os problemas que já existem na empresa, e pensar em maneiras de resolver eles utilizando os sensos para aplicar a metodologia do 5S de forma correta. 

Deve-se definir os pontos de atenção e direcionar o que deve ser resolvido através de cada um dos sensos. Para auxiliar esta etapa, sugiro o uso da metodologia 5W2H.

4. Implantação dos sensos

Devem-se envolver todos os funcionários para aplicar o programa 5S, seguindo um senso por vez, conforme a ordem que foi apresentada. 

Aqui é importante que todos engajem para tornar o 5S não apenas uma ferramenta de gestão, mas uma filosofia, que participa da cultura da empresa.

5. Feedbacks

Para concluir a aplicação do 5S precisamos de feedbacks, onde realizamos uma avaliação de como ocorreu o processo de aplicação da metodologia. 

O ideal é sempre aprimorar todos os processos, para alcançar a qualidade total.

Exemplo de 5S: Estudo de Caso: Toyota e a Origem do termo 5S

Um bom exemplo da aplicação do método 5S é o da Toyota. Depois da Segunda Guerra Mundial, o fundador da empresa, Sakichi Toyoda, se juntou ao seu filho e a um engenheiro-chefe para criar o TPS, ou, Sistema Toyota de Produção.

Nessa época foi preciso iniciar um processo de reconstrução do Japão, algo que, indiretamente, fez com que se concretizasse a realização de um objetivo maior: tornar o país uma potência econômica mundial.

Em uma visita aos EUA, eles estudaram atenciosamente a linha de montagem da Ford.

 Durante esse período, eles tiveram que reconhecer a grandeza da máquina de fabricação, mas ao mesmo tempo ficaram muito incomodados com o lixo. 

Mesmo sendo uma linha de montagem, eles notaram que ainda havia espera em várias partes do processo e muitas peças empilhadas entre as operações.

Dessa forma surgiu a inspiração para criar as etapas que deram origem ao método 5S. 

Para criar um sistema de reordenação e reabastecimento conforme os itens são comprados, Sakichi Toyoda e seus colegas diminuiram o estoque para o que era realmente necessário por um período curto de tempo, e o reorganizaram de acordo com a utilização. 

Nascia o 5S, com o objetivo de dar sentimento de propriedade do processo a cada um dos funcionários envolvidos.

A definição do nome do termo é devido ao fato da metodologia ser dividida em cinco partes — cada uma procura estimular a percepção e reconhecimento de um tipo específico de responsabilidade que se deve cultivar no ambiente de trabalho.

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