29/03/22

A melhoria contínua é um método de gestão de processos de negócios com o objetivo de identificar problemas nos processos e encontrar a melhor forma de eliminar essas falhas. Para isso, utiliza KPIs, que nada mais são do que indicadores para mensurar a eficiência de um processo. Dessa forma, toda vez que um processo possui desvios das metas definidas para cada KPI, ele é verificado, corrigido e melhorado continuamente, de acordo com as etapas do ciclo de melhoria contínua.

Você possui um ciclo de melhoria contínua bem estruturado na sua empresa?

É fato que a melhoria contínua é um tema que tem despertado cada vez mais interesse de empresas ao redor do mundo.

Isso acontece principalmente devido ao aumento da competitividade no mundo corporativo nos últimos anos por causa da globalização, da transformação digital e do novo comportamento de consumo das pessoas.

O público está cada vez mais exigente em relação aos produtos e serviços que compra e também em relação às marcas que escolhe se relacionar.

Mas, afinal de contas, o que é a melhoria contínua? Por que você deve se importar com esse tema na sua empresa? E como podemos implantar essa metodologia em nossos negócios?

Você vai conferir a resposta para esses e outros questionamentos a seguir, nesse guia completo sobre a melhoria contínua.

Convido você a continuar a leitura e entender a fundo o ciclo de melhoria contínua nas empresas, e as 4 etapas do PDCA:

• Plan – Planejar

• Do – Fazer

• Check – Checar

• Act – Agir

Também vou apresentar dicas de ferramentas de melhoria contínua que você pode aplicar na sua empresa:

• DMAIC

• Diagrama de processos

• Kaizen

O que é melhoria contínua?

Um dos principais objetivos de uma empresa é conseguir resultados cada vez melhores, não é mesmo?

Para isso, é fundamental desenvolver um método de melhoria contínua. É necessário colocar em prática um conjunto de ações com o objetivo de melhorar a qualidade dos serviços, produtos e dos processos da organização de forma contínua. Dessa forma você entrega mais valor ao seu cliente, fazendo o uso da menor quantidade possível de recursos.

Podemos então definir melhoria contínua como um processo em ciclo, que possui etapas que se repetem de forma a sempre reconhecer e aplicar oportunidades para fazer com que um processo da cadeia produtiva da sua empresa fique mais eficiente e eficaz, de forma a entregar mais valor ao cliente final.

Por que implementar um processo de melhoria contínua?

A utilização de um método bem estruturado de melhoria contínua é importante, pois a cada novo ciclo, é possível sugerir ajustes capazes de aumentar a qualidade de alguma parte relevante do seu negócio.

Através do ciclo de melhoria contínua é possível:

• evitar futuros erros;

• possuir mais controle sobre as tarefas das equipes;

• encorajar o aprendizado com erros anteriores;

• identificar e remover gargalos;

• diminuir custos operacionais;

• estimular a criatividade e a inovação;

• melhorar a produtividade;

• tornar a empresa mais competitiva.

O fato do foco do ciclo de melhoria contínua estar na qualidade final, faz com que a empresa consiga entregar mais valor para seus clientes e, dessa forma, fideliza-los perante a concorrência.

As etapas do ciclo de melhoria contínua e como implementar na sua empresa

Agora que você já entende o conceito de melhoria contínua e sua importância, é o momento de conferirmos as etapas essenciais do ciclo de melhoria contínua.

Utilizaremos como base as etapas do Ciclo PDCA, um sistema muito utilizado em empresas para promover a melhoria contínua em diversos aspectos do negócio.

O PDCA foi criado na década de 1920 pelo físico americano Walter Andrew Shewhart e é composto por 4 etapas:

• Plan

• Do

• Check

• Act

A seguir você vai entender como funciona cada etapa do ciclo de melhoria contínua PDCA.

Etapa 1 – Planejar

A primeira parte do PDCA é o planejamento.

Aqui o objetivo é identificar pontos que você julga necessário melhorar no seu produto, serviço, em um procedimento interno específico, departamento ou equipe.

É preciso criar um plano de ação completo e detalhado, deixando claro quais práticas serão implementadas, quem serão os responsáveis por cada uma delas, quais são os objetivos a serem alcançados, os prazos e os mecanismos para medir e acompanhar o desempenho do ciclo.

Etapa 2 – Fazer

A segunda parte do Ciclo PDCA de melhoria contínua, é momento de ir para prática e implementar as ações indicadas no planejamento.

É essencial que, nesta parte, todas as pessoas envolvidas no projeto estejam devidamente informadas e capacitadas para executarem suas funções e tarefas. É necessário que os funcionários estejam cientes de suas responsabilidades, dos prazos definidos e dos resultados esperados.

Também é preciso se manter atento para que não ocorram desvios que possam comprometer a qualidade dos resultados.

Etapa 3 – Checar

A terceira parte do PDCA consiste em analisar o progresso das atividades indicadas no planejamento.

O objetivo é verificar a execução do plano de ação para garantir que tudo ocorra conforme o esperado.

Na checagem também são mensurados os resultados alcançados até então, o quanto as ações foram eficientes e a necessidade de ajustes durante o caminho.

Se problemas forem identificados, é necessário investigar a causa do problema para, a seguir, eliminar e gerar as melhorias desejadas.

Etapa 4 – Agir

Para finalizar o Ciclo PDCA de melhoria contínua, é o momento de Agir. Nesta parte, são tomadas decisões com base no que foi avaliado na etapa anterior.

A ideia aqui é aplicar as correções necessárias e resolver os problemas que foram identificados.

Nesta etapa do ciclo também são definidas e implementadas ações de prevenção para evitar que os problemas identificados se repitam no futuro.

Não se esqueça que esse é um processo cíclico, então as etapas citadas aqui precisam ser repetidas continuamente para melhorar mais e mais.

O ciclo PDCA pode ser usado para gerar a melhoria constante de diferentes setores da sua empresa.

3 dicas de ferramentas de melhoria contínua para utilizar na sua empresa

Como pudemos ver até aqui, para sua empresa estar em constante evolução, utilizar a metodologia de melhoria contínua é fundamental.

A procura por maneiras de se tornar cada vez mais competitivo e produtivo precisa ser parte da cultura da sua empresa.

Existem certas ferramentas que podem te auxiliar para melhoria contínua de seus processos, produtos ou qualquer outro aspecto do seu modelo de negócio, como o DMAIC, o Diagrama de Processos e o Kaizen, conforme veremos a seguir.

1 – DMAIC

O DMAIC é uma ferramenta de melhoria contínua, cujo acrônimo significa:

• Definir (Define)

• Medir (Measure)

• Analisar (Analyze)

• Melhorar (Improve)

• Controlar (Control)

Através do DMAIC, você pode melhorar a gestão e as rotinas de trabalho, identificar oportunidades para otimizar os processos internos, melhorar o uso dos recursos disponíveis e aumentar a produtividade.

A seguir veja como as 5 etapas do DMAIC funcionam:

Definir

Definição dos problemas que a empresa precisa resolver, assim como os objetivos que se pretende alcançar e tudo que estiver envolvido nesse processo.

Medir

Mensuração dos problemas verificados e o impacto de cada um. Dessa forma, fica muito mais fácil definir prioridades e comparar os resultados alcançados ao término do ciclo.

Você irá quantificar a situação ou problema identificado na etapa anterior. Com base nos dados e informações coletadas, você terá maior clareza sobre o cenário atual para, mais tarde, definir parâmetros de melhoria.

Analisar

Análises aprofundadas dos problemas identificados com o objetivo de encontrar a causa do problema para, depois, entender quais ações precisarão ser realizadas para resolver os problemas e gerar as melhorias necessárias.

Melhorar

Implementação das ações de melhoria e enfrentamento dos problemas identificados na primeira etapa.

Controlar

Monitoramento do desempenho das ações para evitar falhas na execução, realizar os ajustes necessários e assegurar que os resultados almejados se concretizem.

2 – Diagrama de processos

A segunda ferramenta para auxiliar na melhoria contínua que você pode aplicar no seu negócio é o diagrama de processo.

Através dessa ferramenta, você será capaz de visualizar com maior clareza como funciona o processo em questão.

No diagrama de processos, são colocadas todas as etapas do processo, desde o começo até o final, suas entradas e saídas, além dos seus respectivos responsáveis.

Essa ferramenta esquematiza visualmente todas as tarefas que têm que ser executadas durante o processo analisado e a sequência em que isso ocorre.

Assim, é possível reconhecer gargalos, erros na comunicação e oportunidades de melhorar o processo, tornando-o mais eficiente e ágil.

Com ajuda do diagrama e acompanhando constantemente as etapas, fica mais fácil redesenhar os processos e melhorar os resultados.

3 – Kaizen

Originado no Japão, Kaizen significa “mudança para melhor”. O conceito foi criado na década de 1950, quando o Japão estava sendo reconstruído após o término da Segunda Guerra Mundial.

Atualmente, muitas empresas usam o Kaizen para garantir a melhoria contínua de seus processos.

Os princípios do Kaizen são:

• Todas as pessoas envolvidas devem colaborar;

• Transparência;

• Eliminar desperdícios;

• Produzir mais com menos;

• Focar no local onde o valor é gerado;

• Aprender com a prática.

Uma grande adepta do Kaizen é a Toyota e seu Sistema Toyota de Produção. Seus funcionários são instruídos frequentemente para executarem os processos de produção de acordo com os padrões definidos.

Além do mais, a Toyota está sempre à procura de executar suas tarefas diárias da melhor forma possível para economizar tempo, dinheiro e melhorar seus resultados.

Se quiser se aprofundar mais sobre como a Toyota utiliza o Kaizen assista o vídeo abaixo (ative a legenda em português):

Gostou do artigo? Ficou claro o que é ciclo de melhoria contínua?

Para que o seu negócio consiga um desempenho cada vez melhor, aplique o ciclo de melhoria contínua na sua empresa.

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