Kaizen: o que é e como colocar em prática

Saiba como a filosofia Kaizen pode ajudar sua gestão a reduzir custos e aumentar a produtividade.

Ser hoje melhor que ontem e amanhã melhor do que hoje. Esta é a base para começar a explicar o que é Kaizen, afinal trata-se de melhoria contínua. Empresas cada vez mais poderosas, mercados cada vez mais exigentes, consumidores cada vez mais apressados.

Todos esses fatores juntos têm contribuído para a crescente prevalência do kaizen nas organizações em geral, independentemente de seu tamanho. 

Foi no contexto da Segunda Guerra Mundial que o Japão passou por uma grande crise econômica e a filosofia Kaizen começou a ser utilizada como metodologia aplicada à indústria. 

Além de trazer benefícios aos colaboradores, essa estratégia é fundamental para reconstruir o país e garantir seu desenvolvimento. 

Saiba o que é e como colocar em prática o método Kaizen a seguir:

O que é Kaizen?

Em japonês, Kaizen significa melhoria contínua. A palavra implica uma melhoria envolvendo todos, gerentes e trabalhadores, bem como uma conotação de baixa taxa. A filosofia Kaizen afirma que nosso modo de vida, profissional e pessoal, deve estar focado em esforços contínuos para melhorar.

Para mim, esta é a melhor definição de Kaizen porque engloba todos os problemas que o Kaizen resolve. No entanto, também podemos definir Kaizen como:

• Ensinar as pessoas a possuir recursos;

• Uma cultura de melhoria contínua;

• A busca de objetivos;

• Saber quando eliminar, reduzir ou alterar uma atividade.

• Transferência de conhecimento;

Quando li a respeito do Kaizen pela primeira vez, a primeira pergunta que me fiz foi: de onde vieram essas coisas incríveis? Quem teve essa ideia brilhante e por quê? Se você está se perguntando sobre isso, continue lendo para descobrir como ideias incríveis geralmente vêm de tempos difíceis.

Como surgiu a filosofia Kaizen de melhoria contínua

A filosofia Kaizen de melhoria contínua surgiu no ambiente industrial do Japão na década de 1950 após a Segunda Guerra Mundial.

Devido ao custo e perda da guerra, a economia do Japão estava com sérios problemas. Como resultado, as condições de trabalho dos trabalhadores japoneses eram precárias, especialmente com as leis trabalhistas que foram impostas durante a ocupação americana do Japão.

Os sindicatos lutaram por melhores condições de trabalho e, com o fim da ocupação americana, o governo japonês iniciou uma série de estudos e ações para reestruturar a economia e as empresas do país.

Daí surgiu o método kaizen de melhoria contínua que conhecemos hoje.

A metodologia de autores como William Edwards Deming e Jules Henri Fayol juntou-se à filosofia Kaizen que se tornou parte da cultura japonesa e criou esse sistema de melhoria contínua visando à melhoria da empresa e de seus processos, mas principalmente dos colaboradores que nela trabalham. 

Algumas indústrias japonesas aplicaram essa ideia para se tornarem cada vez mais competitivas e se tornarem referência mundial, eventualmente tornando o Kaizen global.

A Toyota é um bom exemplo de indústria que utiliza o conceito Kaizen e tem sido objeto de pesquisas de gestores de todo o mundo.

O principal responsável pelo surgimento da filosofia é o professor Masaki Imai, hoje conhecido como o "Pai do Kaizen". Masaaki é o fundador do Kaizen Institute e autor de "Kaizen – The Secret to Competitive Success in Japan", o livro mais importante sobre o assunto.


Quais são os princípios da filosofia Kaizen?

Embora aplicável a qualquer ambiente, independentemente da cultura, existem alguns princípios que regem essa filosofia. Eles são os mesmos em qualquer lugar do mundo.

• Deve ser aplicável a qualquer local ou empresa

• A comunicação deve ser transparente e mostrar melhorias

• As ações devem ser focadas onde são mais necessárias

• O objetivo final deve ser a melhoria do processo

• As pessoas devem ser priorizadas

• Sempre aprenda fazendo

• Elimine todo desperdício

• Todos os funcionários devem participar

• Nenhum alto investimento deve ser feito para aumentar a produtividade

Dessa forma, Kaizen entende que os humanos devem sempre evoluir e se desenvolver juntos. Comunicação transparente, bom ambiente de trabalho e custos reduzidos são itens fundamentais para participar e melhorar o processo produtivo.

Os benefícios do Kaizen

Como eu disse antes, a ideia principal do Kaizen é a melhoria contínua. Dito isso, sempre há espaço para melhorias e você precisa melhorar um pouco mais a cada dia.

Como o Kaizen é mais uma filosofia do que uma tecnologia específica, pode ser aplicado a todas as áreas de uma empresa. Do chão de fábrica à administração.

É responsabilidade de todos os funcionários da fábrica identificar gargalos e ineficiências em todos os níveis da empresa e sugerir melhorias nos problemas identificados.

Kaizen é projetado para aumentar a produtividade, eficácia, segurança e reduzir o desperdício. Aqueles que seguem esta filosofia encontrarão benefícios adicionais como:

• Redução de desperdício - seus recursos e habilidades de funcionários são melhor utilizados.

• Funcionários mais felizes - eles têm um impacto direto no funcionamento de sua fábrica.

• Maior Comprometimento - Os funcionários recebem mais importância no trabalho e estão mais inclinados a fazer um bom trabalho.

• Melhora na retenção de talentos - funcionários satisfeitos e engajados são mais propensos a continuar trabalhando na sua empresa

• Maior competitividade - O aumento da eficiência pode ajudar a reduzir custos e melhorar a qualidade do produto, tornando sua empresa mais competitiva.

• Maior Satisfação do Cliente - Com produtos de maior qualidade e menos falhas, seus clientes ficarão mais satisfeitos e fiéis a sua fábrica.

• Resolução de problemas mais rápida - Ver o processo de uma perspectiva de busca de soluções permite que seus funcionários resolvam problemas continuamente sem depender sempre dos gerentes.

• Equipes melhores - Trabalhar em conjunto para resolver problemas ajuda a construir e fortalecer equipes em suas instalações.

O objetivo do Kaizen é reduzir o desperdício eliminando o excesso de produção, melhorando a qualidade, aumentando a eficiência, reduzindo o tempo de inatividade e reduzindo atividades desnecessárias.

Tudo significa economizar dinheiro e transformar uma perda em lucro.

A ideia Kaizen é melhorar o processo de fabricação no chão de fábrica japonês, e é um dos elementos que levam ao sucesso da indústria japonesa com alta qualidade e baixo custo. No entanto, o Kaizen pode ser aplicado e compensado em toda a indústria, basta considerar o processo e adapta-lo à sua realidade.

As prioridades da filosofia Kaizen

A utilização de metodologias de melhoria leva em consideração determinados aspectos do processo produtivo de uma organização. Portanto, em geral, suas atividades envolvem mão-de-obra, máquina, material e método.

As prioridades do Kaizen no Sistema Toyota de Produção são atuar na seguinte ordem: 


Mas como priorizar as ações que devem ser realizadas em cada uma dessas áreas? Isso pode ser feito com a seguinte análise: 


O foco do Kaizen deve ser em atividades que tenham um impacto significativo nos resultados com o mínimo de esforço possível. Dito isto, olhando para o diagrama, você deve começar com as atividades que se enquadram na categoria C1, certo?

Então vamos analisar cada área de aplicação Kaizen.

1 - Mão de Obra

A aplicação do método Kaizen à força de trabalho visa o desenvolvimento de procedimentos operacionais padrão (POP). Ou seja, crie uma rotina para executar com base na experiência do trabalhador para evitar erros.

Mas por que padronizar? Vou te responder com outra pergunta. Você já se perguntou o quão difícil ou mesmo impossível seria manter a qualidade em uma montadora que utiliza 3 turnos diferentes se não houver padrões a serem seguidos?

Portanto, todos devem observar e seguir as normas, pois somente assim pode-se reduzir erros e observar movimentos desnecessários na empresa, eliminando assim desperdícios.


2 - Método

A ideia é simples. Imagine um processo que começou com um sistema Kaizen e outro processo que começou com muito desperdício e depois aplicou o método Kaizen. Qual você acha que dará resultados mais rápidos?

Claro, as coisas que já começaram a usar essa filosofia atingirão o pico primeiro. Dito isso, o Kaizen pode ser usado tanto para melhorar os processos existentes quanto para criar projetos de forma enxuta, visando reduzir custos e alcançar ótimos resultados com mais rapidez.


3 - Material

Nesse sentido, o método Kaizen é usado para promover a produção enxuta baseada em sistemas puxados. Ou seja, as peças devem chegar no momento certo e na quantidade certa e na quantidade certa, que é a premissa de um sistema de produção just-in-time.

Com essa ideia, a ideia de ter estoque de produtos fica obsoleta, pois estoque é um produto que tem um custo, mas não é lucrativo. Além disso, o espaço que ocupa pode ser usado para coisas produtivas.

Portanto, a produção em massa de componentes deve ser proporcional à demanda do cliente, o que é um forte atrativo para a gestão de caixa. 


4 - Máquinas

Nesta fase, o Kaizen é usado para aumentar a disponibilidade de máquinas utilizadas no processo. Afinal, de acordo com o conceito Lean de valor agregado, o tempo de configuração e manutenção são desperdícios.

Dessa forma, a meta de downtime é zero, com o objetivo de minimizar o tempo de setup do equipamento e aumentar a utilização da máquina.

Isso pode ser feito por meio de manutenções preventivas para evitar possíveis quebras no processo, evitando a perda de toda a linha de produção.

Como colocar o kaizen em prática?

Depois de entender melhor o que é Kaizen e quais são seus pilares, é preciso entender suas aplicações.

O professor Mai, pai do Kaizen, destacou três aspectos da prática: melhorar a gestão, melhorar as equipes e melhorar as pessoas.

Para cobrir essas três áreas, é necessário seguir vários passos:

1. Escolher onde aplicar

Veja onde existem gargalos em seu negócio: baixa qualidade, disponibilidade de máquina, configuração demorada ou problemas de pessoal. Estas são as áreas onde a melhoria da aplicação precisa de atenção e aperfeiçoamento.

2. Selecionar o time e estar alinhado a alta gerência

Forme um grupo misto de funcionários que possam agregar e contribuir para o diagnóstico. Incluindo os trabalhadores da linha de frente.

Depois de ter uma equipe completa, é hora de envolver a alta administração e preparar seu projeto de acordo com os objetivos da sua organização.

3. Cronogramas e treinamento

Determine uma agenda de eventos, delegue funções e capacite todos os envolvidos. Introduzir conceitos de manufatura enxuta para engajar toda a equipe nos objetivos. É importante definir prazos e garantir a entrega.

4. Faça o diagnóstico e proponha melhorias

Veja onde estão as falhas no processo de produção e veja onde melhorias podem ser feitas sem aumentar os custos.

Transparente e sempre apresente informações de lentes, planilhas, layouts e apresentações.`

5. Implemente as mudanças com a alta gerência

Como sugere a melhoria contínua, este é o momento de focar na comunidade. Portanto, envolva a equipe para iniciar as mudanças e sempre mantenha a alta administração informada sobre essas medidas.

6. Registre e acompanhe os resultados

Ter ferramentas analíticas é muito importante. Registre e monitore seus resultados por meio de gerenciamento visual, usando planilhas, gráficos, painéis ou murais antes e depois de implementar as alterações recomendadas pela equipe. Por favor, esteja ciente do formato e acessibilidade desta informação.

7. Forneça feedback

Por fim, o Kaizen valoriza a transparência e o aprendizado através da experiência. Assegure-se de que a equipe compreendeu o que foi seguidamente melhorado e o que pode ser feito. Esta abordagem é incompleta sem feedback.

Exemplos de kaizen nas empresas

Agora vou listar algumas empresas reais que usam a filosofia Kaizen para alcançar a melhoria contínua dos processos:

Toyota

É quase impossível falar de kaizen sem mencionar a Toyota, porque a filosofia de melhoria contínua está totalmente implementada na empresa. O engajamento dos funcionários dá às empresas sua própria doutrina, chamada de “Toyota Way”, com vários elementos que se alinham ao kaizen.

Kaizen é uma parte importante da Toyota e do Sistema Toyota de Produção porque o próprio Kaizen significa que nenhum processo é perfeito e entender que sempre há espaço para melhorias é a filosofia da Toyota que se aplica a todos os níveis operacionais.

Os membros da Toyota estão cientes de seu papel na melhoria e todos têm a responsabilidade de descobrir novas maneiras de melhorar o desempenho operacional.

A atitude positiva exigida pelo princípio Kaizen ajuda os funcionários da empresa a se concentrarem no que deve ser feito, não apenas no que pode ser feito.

Os funcionários da Toyota são motivados a identificar ineficiências e criar maneiras de melhorar, e a aplicação eficaz do PDCA os ajuda a tomar decisões mais rapidamente.

Ford

Quando se trata de melhoria, a Toyota é mais conhecida, mas talvez você não saiba que a Ford também usa essa filosofia.

Em 2006, o vice-presidente da Boeing, Alan Mulally, que estava familiarizado com Kaizen, assumiu o cargo de CEO da Ford, ajudando a empresa a se concentrar em eficiências de processo que salvaram a empresa de uma crise tardia no primeiro turno. A década de 2000.

Nestlé

A manufatura enxuta é fundamental para a Nestlé, pois sua missão é reduzir o desperdício em todos os sentidos, e o Kaizen é certamente uma das bases para conseguir isso.

A Nestlé também utiliza a filosofia Kaizen de que a melhoria do processo é responsabilidade de todos os envolvidos.


Esses são alguns fundamentos para entender o que é Kaizen e como aplicar essa abordagem ao seu negócio para melhorar os processos internos.

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