Holerite social: novos usos para um velho conhecido

Processos 13/12/16 Holerite social: novos usos para um velho conhecido

As empresas podem utilizar este novo documento para passar, além do pagamento, outras informações aos seus colaboradores  

O holerite ou contracheque são expressões antigas, que dependendo da região, são muito utilizadas até os dias de hoje. O termo holerite é muito utilizado no Estado de São Paulo e algumas localidades da Região Sul do país. 

Trata-se de uma referência a Herman Hollerith, inventor norte-americano, que viveu entre 1860 e 1929, sendo o criador de um equipamento eletromecânico (figura 1) que mais tarde foi adaptado para processamento e impressão de recibos de pagamento de salários de empregados.

Figura 1 – Máquina tabuladora de Hollerith em 1889 [Fonte: enroquedeciencia]

A máquina foi batizada com o sobrenome de seu criador, passando a ser conhecida como Hollerite. Logo, o produto final de seu uso, o comprovante de pagamento (figura 2) de salário com o tempo passou a ser chamado de Hollerite. 

Mais tarde, pelo largo uso popular, também pode ser escrito com apenas uma letra ‘ele’ e até sem a letra ‘aga’ do começo. 

Figura 2 – Modelo típico de contracheque ou holerite [Fonte: olx]

Já o uso do termo contracheque predomina no restante do país e remete a uma época em que os pagamentos de salários dos empregados era feito com cheque. No dia do efetivo pagamento havia uma folha dupla ou carbonada com o mesmo conteúdo dos dados discriminados do pagamento do funcionário.

O beneficiário, contra o recebimento do cheque com o valor líquido da importância que estava recebendo, assinava o conjunto das duas folhas, que eram então separadas. A primeira via ficava como comprovante de pagamento do empregador e, a segunda via, com o empregado. Daí surgiu a expressão contracheque, que era o recibo emitido e assinado contra a entrega do cheque de pagamento de salário.

Ambas as expressões, holerite e contracheque, continuam vivas no uso coloquial e na prática empresarial, mas pode-se dizer que hoje os tempos são outros. As máquinas Hollerith foram substituídas por computadores comuns, que são alimentados por programas de recursos humanos que têm módulos de folha de pagamento e que processam as informações de crédito de cada empregado e geram os comprovantes de pagamentos de salário.

O cheque também caiu em desuso e raramente é usado nos dias hoje. Logo, a expressão contracheque, se tomada ao pé da letra, também poderia ser considerada imprecisa. Na prática, o pagamento se processa por crédito eletrônico nas contas bancárias dos beneficiários, mediante operação de TED (transferência eletrônica dos dados) ou DOC (documento de operação de crédito) feita pelo pagador (empresa, patrão, etc.).

Hoje, na prática, independentemente se chamado pela designação de holerite ou contracheque, o que existe de fato é um comprovante de pagamento, que se trata de um documento que contém informações como os dados de identificação do pagador (razão social, número de inscrição no CNPJ endereço, etc.), dados de identificação do beneficiário (nome completo, função ocupada, número de inscrição no CPF, número da CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social, data de admissão, etc.) e dados do pagamento propriamente dito (mês de referência, salário bruto, comissões, descontos da previdência social, desconto para o IRRF - Imposto de Renda da Pessoa Física descontado na fonte, outros descontos como vales e o salário líquido).

Até recentemente o design dos comprovantes era amarrado, não por força legal, posto que a até um recibo emitido a mão tem validade para fins da legislação trabalhista, desde que corretamente emitido e devidamente assinado pelo trabalhador. As limitações de layout se deviam aos programas de computação de folha de pagamento que geravam informações integradas com campos pré-determinados dos comprovantes. 

Por isso, por exemplo, no mês de aniversário do funcionário, a equipe de Recursos Humanos de muitas empresas não tinha condições sequer de mandar uma mensagem de felicitações. Toda a rotina era restrita e rigorosamente correspondida por uma transferência de dados entre um módulo e outro dos programas.

Hoje, em boa parte do mercado as práticas mudaram e são diferentes, os sistemas evoluíram e são mais flexíveis, podendo contemplar mais dados e informações pontuais. De outro lado, os beneficiários também evoluíram e praticamente todas as pessoas em idade ativa têm acesso a computadores e a internet. 

Muitas empresas, por exemplo, sequer imprimem mais os holerites, mas o deixam disponíveis em portais corporativos de recursos humanos que podem ser acessados pela internet pelos usuários, mediante identificação por nome, matrícula e senha de segurança. 

Cabe ao beneficiário, por exemplo, se julgar conveniente ou necessário, imprimir o seu comprovante. Com o armazenamento dos dados de folha de pagamento em nuvens de banco de dados tecnológicos, o sistema de arquivo e comprovação das relações de trabalho, como tempo de trabalho, crédito bancário e outros dados vêm se tornando muito mais fácil e menos burocrático.

Até a Justiça do Trabalho vem se modernizando e a cada dia que passa se rende mais aos benefícios da tecnologia da informática, em que muitos processos já são inteiramente digitalizados e petições e a juntada de documentos se faz pela internet, com a devida identificação de segurança das partes envolvidas. 

Não é mais obrigatório, por exemplo, apresentar o holerite ou comprovante original com a assinatura do beneficiário, para fazer prova documental em processo de que um determinado valor foi pago e recebido pelo trabalhador. Uma simples cópia do comprovante de crédito eletrônico de pagamento bancário se presta para tal fim.

Na mesma linha, a criação do e-Social reforça a abertura para a integração tecnológica. Como é sabido, o e-Social é uma guia eletrônica de contribuição para a previdência social e de tributos que unifica as informações dos trabalhadores pelo empregador. Abrange os empregados domésticos e contempla também as contribuições para o FGTS – Fundo de Garantia pelo Tempo de Serviço e o cadastro do trabalhador na Caixa Econômica Federal.

Holerite social

 

Por isso tudo, o conceito de holerite vem mudando muito e, hoje, para identificar melhor as transformações, está surgindo o conceito de holerite social, mais abrangente do que o convencional. O novo holerite tem tudo que o anterior tem e mais um pouco. Atende a todos os requisitos trabalhistas, previdenciários e fiscais. 

O que ele tem de novidade são as novas informações que ajudem o trabalhador a entender melhor as verbas discriminadas no documento, a acompanhar a evolução de saldos de seu interesse e a receber informações de caráter institucional do empregador, que possam interessar ao beneficiário. Serve também para o desenvolvimento e consolidação de uma cultura de governança corporativa.

Como hoje os formatos dos documentos são mais livres, há flexibilidade para que se possa inserir informações que facilitem ainda mais a vida dos trabalhadores. Algumas experiências inovadoras dão conta de empregadores que estão praticamente desenvolvendo um curso sobre os direitos trabalhistas e previdenciários associados a cada verba. 

Em doses homeopáticas mensais, cada holerite conta a história do que é verba, qual á a sua finalidade, se é revertida em algum direito ou serviço do empregado, como calculada e etc. Por exemplo, no caso do FGTS, as lições mensais compreendem os seguintes tópicos: o que é o FGTS (contando um pouco de sua história), como é calculado, hipótese de saques e fator de correção. Pode conter ainda o valor acumulado no atual emprego.

O mês das férias, do 13 salário e do recebimento da participação nos lucros também são propícios para que um pouco de conhecimento sobre essas rubricas possam ser expostos no holerite social. 

Segue uma lista e as possibilidades de detalhamento no holerite social:

· Salário: como é calculado, se é por hora apontada, por mês;

· Hora extra: quantas horas foram computadas, adicional em percentual e valor em reais;

· Gratificação: por produção (detalhar), meta (nível de atendimento);

· Participação nos lucros anual: resumo do critério e o detalhamento da conta;

· Salário-família: incluir os nomes dos beneficiários e os valores pagos;

· Imposto de renda: quantidade de dependentes considerados, explicação sobre a tabela de incidência e cálculo;

· FGTS: detalhes da conta;

· Previdência Social: parte do empregador e do empregado;

· Vale-transporte: valor concedido e participação do empregado;

· Vale-alimentação: valor total concedido e valor da participação descontada do empregado (se for o caso);

· Contribuições para o SESI, SENAI e Salário Educação: demonstração dos valores contribuídos pela empresa com base na remuneração do empregado;

· Empréstimo consignado: parcela descontada no mês, número da parcela, saldo devedor, taxa de juros.

 

Os avisos institucionais podem estar relacionados a questões pessoais, tais como: renovação do exame médico periódico anual; necessidade da apresentação da caderneta de vacinação dos filhos; votos de felicitações pelo aniversário do funcionário e muitos outros. Assim como também sobre mensagens coletivas, tais como: campanha do agasalho; notícias sobre a empresa publicadas na imprensa; eventos internos; convênios firmados com lojas e prestadores de serviços.

A figura 3 apresenta um modelo de holerite social. As variações são infinitas e cada empresa pode e deve adequar o modelo a sua realidade.

Figura 3 – Modelo de holerite social 

Hoje, questões como integridade e ética empresarial ganham cada vez mais importância, devendo fazer parte da cultura empresarial. Os valores e missões da organização podem ser trabalhados no holerite social, como instrumento de governança corporativa. 

Pilares corporativos como transparência, conformidade, ética, prestação de contas e sustentabilidade devem ser divulgados de todas as formas, de forma permanente. O uso do holerite para esse fim é mais uma nova possibilidade.

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