10/02/22

Aprenda as etapas necessárias para usar o ciclo PDCA para gerenciar processos e impulsionar o crescimento da sua empresa.

O PDCA ou Ciclo de Deming é um método de gestão que visa a melhoria contínua dos processos. Este ciclo é baseado em quatro etapas: planejar (plan), executar (do), verificar (check) e agir (act).

Para se adaptar às mudanças do mercado, aumentar a eficiência, acelerar a produtividade e atender às demandas dos clientes, você precisa de um caminho. 

O ciclo PDCA é conhecido dos gestores há cerca de um século, e ainda é amplamente utilizado e pode contribuir muito para a otimização dos processos da sua empresa.

Quer entender melhor as etapas desse ciclo e como aplicá-lo ao seu negócio? Então continue lendo!

A Origem do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA foi desenvolvido pelo estatístico e físico  Walter A. Shewhart, que dedicou sua vida ao controle de qualidade industrial.

Inicialmente, os pesquisadores argumentaram que um processo industrial controlado deveria seguir três etapas específicas: especificação, produção e inspeção.

Suas ideias são baseadas no método científico clássico de Francis Bacon, que inclui estágios de hipótese, experimento e avaliação.

Em 1938, o físico W. Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade moderno, descobriu a pesquisa de Shewhart e começou a colaborar com ele.

Dessa parceria de longa data, nasceu o ciclo PDCA que conhecemos hoje, originalmente conhecido como "Ciclo Shewhart".

Nele são definidas as etapas de planejamento, execução, verificação e ação que integram uma das ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas.

Por isso, muitos atribuem a origem do conceito ao próprio Deming, que popularizou o método na década de 1950.

O ciclo PDCA está integrado à sua estratégia de Gestão da Qualidade Total, que visa priorizar a qualidade em todos os processos organizacionais.

Mais tarde, Deming mudou o "Check" (verificar) do PDCA para "Study" (estudar), criando o PDSA.

Para ele, a palavra "verificar" está intimamente relacionada à inspeção e menos à avaliação, que é o verdadeiro objetivo da Fase 3, e é melhor representada por "estudar".

Quais as etapas do ciclo PDCA?

Mas como desenvolver um ciclo PDCA passo a passo? O PDCA inclui as etapas a seguir nesta exata ordem, que precisam ser feitas sem que nenhuma fase seja ignorada:

P: Plan ou Planejar

A primeira etapa para otimizar um processo, melhorar um produto ou entrega é planejar. É necessário que os objetivos estratégicos da empresa, assim como as expectativas do cliente, estejam alinhados para cumprir os passos a seguir.

Para começar, é necessário realizar um diagnóstico para encontrar os problemas existentes, definir prioridades dos itens que precisam ser melhorados ou até identificar novas oportunidades.

Com o objetivo definido, é preciso dividi-lo em metas possíveis e tangíveis. Nesta parte é importante realizar um levantamento dos dados e informações com o objetivo de determinar o escopo do trabalho.

Reúna a equipe e coloque o planejamento no papel: desenvolva um plano de ação com tarefas a serem feitas para que as metas sejam alcançadas; determine prazos e crie um cronograma de realização, nomeando responsáveis.

Determine indicadores-chave de desempenho (KPIs) que serão analisados nas próximas etapas.

D: Do ou Fazer

Este é o momento de colocar o que foi planejado em prática. Para permitir que a equipe execute o que está descrito no plano, é importante realizar um treinamento.

Durante a execução, também colete dados para permitir o monitoramento do processo e a mensuração dos resultados. Registre tudo, não importa se forem positivos ou negativos.

C: Check ou Checar

Nesta etapa é hora de analisar os resultados. Aqui é importante ter parâmetros objetivos e quantitativos, para verificar a melhoria do processo e do padrão de qualidade de fato, e comparar com os ciclos anteriores.

É agora que você poderá identificar falhas ou problemas no processo, que poderão ser ajustados mais tarde.

A: Act ou Agir

A letra “A” da sigla PDCA também pode significar adjust ou “ajustar”, e diz respeito às ações que serão implementadas com o objetivo de corrigir falhas detectadas na etapa anterior. 

Aqui é possível encontrar soluções para os problemas e, na sequencia, refazer o planejamento considerando os novos resultados.

Nesta etapa, existem duas situações:

Caso o resultado esperado seja alcançado, pode se tornar uma referência para outros processos, setores ou unidades da empresa, por exemplo.

Se o resultado não alcançou a expectativa, ele deve ser analisado para que sejam identificadas novas soluções.

É necessário dizer que o mercado é bastante dinâmico. Inovações tecnológicas são criadas a todo momento e é difícil que um padrão que deu certo consiga permanecer como definitivo. 

Mesmo que a estratégia tenha dado certo, é provável que tenha algo a ser melhorado, entrando novamente no ciclo PDCA.

Assista o video abaixo para entender melhor o PDCA:

Como fazer o PDCA de uma empresa?

Você já entendeu em que consiste o PDCA conceitualmente, mas ainda não viu um exemplo prático da sua aplicação.

É sempre bom ressaltar que cada etapa precisa ser seguida conforme a ordem proposta.

Isso quer dizer que nenhuma fase deve ser antecipada ou deixada de lado.

Caso contrário, o ciclo PDCA perde todo o sentido.

• Planejamento: etapa na qual a empresa desenvolve um plano de acordo com as suas diretrizes e políticas, definindo uma linha estratégica de ação

• Execução: com o objetivo de colocar o plano em prática, é necessário treinar as pessoas que serão responsáveis pelas tarefas e rotinas

• Verificação: um importante detalhe nesta fase é que ela pode ser feita durante ou depois da execução

• Ação: no final, as correções precisam ser realizadas e, depois disso, a empresa volta à primeira etapa, para iniciar um novo ciclo

3 Fatores Fundamentais do PDCA

Para adotar o ciclo PDCA com sucesso, é necessário um cenário favorável à aplicação do método.

Verifique se a sua empresa atende a esses 3 requisitos:

Liderança atuante

De acordo com o relatório Global Leadership Forecast 2018, somente 30% dos executivos de RH dizem que sua empresa tem uma liderança de qualidade.

A formação de líderes inspiradores é um grande desafio para as empresas, porque é um fator determinante para a produtividade e retenção de talentos.

Em relação ao ciclo PDCA, a liderança tem um papel fundamental no engajamento das equipes, orientação e controle do processo.

Além do mais, os líderes têm que ser verdadeiros embaixadores do método, defendendo seus benefícios e motivando colaboradores a também implementarem a ideia.

Conhecimento técnico

É claro que o conhecimento técnico da equipe é fundamental para o ciclo PDCA.

Cada etapa do método requer um grande conhecimento a respeito da atuação da empresa, seus processos e soluções.

Além do mais, é importante que os profissionais entendam as metodologias iterativas, que estão relacionadas com os métodos ágeis.

O próprio PDCA está dentro dos métodos ágeis, junto ao Kanban e Scrum, como uma solução colaborativa, flexível e aberta a mudanças.

Conhecimento aplicado

O conhecimento de gestão aplicado será fundamental para a aplicação do ciclo PDCA.

Mesmo que você estude a fundo a metodologia, somente a prática levará a uma cultura de otimização contínua na empresa.

4 erros comuns ao aplicar PDCA

O trabalho guiado pela melhoria contínua requer algum esforço, resiliência e capacidade de gestão.

Eu sei que nem todas as empresas estão desenvolvendo essas propriedades.

Portanto, espera-se que algumas pessoas tenham dificuldade em aplicar o PDCA em seu processo.

Embora cada situação seja diferente, certos erros ocorrem com mais frequência.

A partir de agora, quero falar sobre quatro deles.

1. Descuidar do planejamento

O PDCA precisa preparar o nível de detalhamento necessário para cada uma de suas fases.

Portanto, não planejar com cuidado é um erro grave que compromete todos os esforços subsequentes.

A dica aqui é não ter pressa, pois o plano deve ser minucioso e ter objetivos claros, de preferência SMART.

2. Não ter pessoas qualificadas ou não qualificar

Embora o processo de implementação seja geralmente top-down, ou seja, de cima para baixo, espera-se que aqueles que estão na linha de frente adotem as ideias apresentadas.

Para tanto, recomenda-se avaliar as competências dos profissionais que serão envolvidos e, em seguida, realizar treinamentos para aprimorá-las, inclusive em termos de motivação.

3. Deixar de acompanhar o projeto

Em alguns casos, os ciclos PDCA são usados ​​para resolver vários problemas simultaneamente.

Isso pode dificultar o rastreamento dos resultados.

Portanto, é recomendável que as empresas implementem algum grau de automação na gestão de projetos.

4. Falhar na escolha das métricas 

Lembre-se do que eu digo com frequência: todo indicador chave de desempenho (KPI) é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI.

Escolher bem suas métricas é fundamental para o sucesso do PDCA.

Conclusão

Agora está claro por que o PDCA é uma abordagem famosa na história da gestão.

Sua eficácia permanece atual, com apenas quatro etapas que resumem a busca contínua da empresa por melhorias.

Essa simplicidade facilita a implementação e ainda ajuda no engajamento da equipe, pois todos entendem sua importância e mecânica.

Recomendo que você experimente o ciclo PDCA na sua empresa, começando pelos projetos mais simples.

O que você acha de testar o método?

Garanto que o resultado compensará todo o seu esforço.

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