10/01/17

Saiba aproveitar melhor as boas práticas de gestão e referenciais comparativos pertinentes e não perca tempo reinventando a roda.

Desde os primeiros dias de contato social procuramos referências para balizar (para não dizer copiar) nossas ações e comportamentos. Como no período escolar, onde o aluno procura quem tem as melhores notas a fim de receber algumas dicas preciosas para a próxima prova. Ou os adolescentes que buscam referências em ícones culturais ou históricos que possam inspirar seu jeito de se vestir ou maneira de ser. Ou mesmo na fase adulta quando o tempo todo pedimos indicações de produtos ou serviços que amigos já utilizaram.

E assim fica ainda mais evidente a célebre frase do Comandante Rolim, em meio aos seus “mandamentos” seguidos pela sua empresa: “Quem não tem inteligência para criar, tem que ter coragem para copiar”. Eu ainda diria que, além da coragem, é necessária muita humildade para aceitar os conselhos e dicas que são apresentadas.

Uma das melhores ferramentas de melhoria de gestão é o benchmarking, método de aprendizado que significa se comparar e aprender com os melhores, adaptando as práticas e resultados à realidade da própria organização para crescimento cada vez mais significativo. Quando olhamos para fora, conseguimos vislumbrar um universo de possibilidades que não tínhamos sequer cogitado como uma solução. Mas como podemos utilizar esta ferramenta tão poderosa?

 Quanto mais se conhece, mais se aprecia - Leonardo da Vinci

Em primeiro lugar precisamos entender que toda a prática de gestão precisa passar pelo famoso ciclo PDCA (sigla em inglês de Plan, Do, Check e Act) - planejar, executar, monitorar e melhorar. Então o benchmarking deve ser uma prática constante além de organizada, diferente de uma simples “visita” a outra empresa, feira ou mesmo congresso.

Também é de suma importância identificar as referências certas para a sua empresa incorporar, e esse ponto passa pela visão de longo prazo de sua organização. Escolher uma empresa líder como referência pode assustar no início, mas precisamos lembrar-nos de adaptar as boas práticas dentro da realidade e maturidade de cada empreendimento.

É muito perigoso avaliar o nível de desempenho atual sem compará-lo a alguma coisa, mas essa análise com algum indicador estabelecido pela própria empresa pode não ser muito significativa, pois metas fáceis de atingir são muitas vezes colocadas por questão de medo e/ou comodidade. A Zona de Conforto, culturalmente arraigada em muitas organizações, é uma grande predadora da perenidade das empresas.

Para entender um pouco mais sobre esta prática, segue abaixo vários enfoques e características do benchmarking:

• Reativo: busca de referenciais comparativos e identificação das melhores práticas do mercado quando são identificadas falhas e baixo desempenho nos processos internos;

• Proativo: utilização como método de melhoria contínua para o conhecimento e incorporação das melhores práticas do mercado, antes que os problemas ocorram. Esse tipo tem sido o mais recomendado para as organizações que buscam a excelência na gestão;

• Externo: é realizado no ambiente externo em parceria com outras organizações para quebra de paradigmas e geração de melhorias;

• Interno: é realizado entre as unidades ou setores de uma mesma organização. Inicia a cultura da prática de benchmarking, possibilita a troca de experiência, valoriza o pessoal interno, é mais rápido e menos custoso;

• De desempenho: comparação dos resultados em indicadores selecionados, visando à determinação do desempenho em relação ao referencial comparativo; 

• De processos: comparação de métodos, tecnologias, infraestrutura e indicadores, entre outros, para identificar o que efetivamente a organização comparada faz para obter o melhor desempenho.

A prática do método inicia-se com a definição do assunto que se quer trabalhar e o parceiro para a comparação. Em seguida é necessário que se defina a forma de coleta dos dados que serão discutidos nas seções de benchmarking e que se faça essa coleta. Após a coleta, a organização deverá determinar os motivos da defasagem entre os dados coletados e projetar o desempenho futuro. A partir da comunicação interna das descobertas feitas, deverá estabelecer suas metas, desenvolver seus planos de ação para atingi-las, implementando-os e monitorando seu progresso.

Uma das dúvidas que geralmente surgem é sobre a escolha das fontes dos referenciais para a comparação pertinente e relevante, por isso sugerimos algumas delas abaixo:

• Associações Empresariais: Participação ativa em uma entidade empresarial sempre contribui muito, tanto no conhecimento quanto no relacionamento. Pode ser setorial (empresas do mesmo setor), multisetorial (empresas de todos os setores) ou ainda aquelas que têm um foco específico (RH, inovação, etc);

• Feiras nacionais e internacionais: A visitação em feiras, tanto de setores específicos quanto multisetoriais, serve para busca de tecnologias e/ou práticas diferenciadas;

• Congressos/Palestras: Todo o conhecimento adquirido pode ser adaptado e aplicado em setores específicos ou na empresa como um todo. Além disso, são ótimas oportunidades de relacionamento e troca de experiência com outros empresários;

• Visitas Técnicas: Esta é uma das melhores oportunidades de conhecer boas práticas de gestão. Geralmente organizadas pelas Associações, que levam seus associados para conhecerem empresas referências, algumas vezes do mesmo setor;

• Outras unidades de negócio ou setores: Por incrível que pareça esta é uma das mais fáceis de executar, mas ao mesmo tempo a mais esquecida. Boas práticas de gestão já são executadas em alguns setores e outros ainda não sabem. Este cenário se agrava ainda mais quando citamos as unidades de negócios, principalmente quando estão em outras localidades ou são de setores diferentes. 
 

Uma das maiores “desculpas” apresentadas pelos empresários quando são convidados a participar de algum evento, treinamento ou feira é que “estamos com muito trabalho por aqui e não temos tempo”. Mas na maioria das vezes não é falta de tempo, mas falta de organização do tempo ou problemas na delegação de tarefas e/ou funções. Saia da estatística negativa e faça parte das empresas que crescem e se reinventam o tempo todo.

Se você tem interesse em receber mais dicas sobre benchmarking para aproveitar as boas práticas de gestão e indicadores, entre em contato com o autor para receber outros materiais que podem auxiliar nesta jornada para a Excelência na Gestão.

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