Gestão 10/07/20 Aumente os resultados da sua empresa com a avaliação estratégica de seus colaboradores

As práticas de avaliação vão permitir medir e controlar o desempenho de cada profissional voltado exatamente para o que a empresa precisa 

Antigamente as empresas mais tradicionais tinham seu foco principal no lucro, vendo seus funcionários apenas como número que poderiam ser substituídos caso estes não proporcionassem o resultado que esperavam. Os modelos antigos não sustentam mais o que chamamos de “gestão de pessoas”. São necessários parâmetros, referências, critérios e diretrizes que possam permear todas as ações relacionadas à gestão dos colaboradores.

Infelizmente, o departamento de recursos humanos ainda não é utilizado em grande parte das empresas dentro da complexidade de sua função. Em muitos casos o RH ainda é visto como aquele departamento que contrata pessoas, demite e promove cursos, que alguns não entendem a necessidade.

Quando não há investimento da empresa para com o seu RH, ele se preocupa apenas em suprir as demandas emergenciais e não consegue trabalhar na estratégia, onde teríamos então a verdadeira “gestão de pessoas”.

Com o surgimento da visão de maior necessidade de um RH estruturado e que funcione com mais eficácia, surgiu também o conceito de competências, que são: conhecimentos, habilidades e atitudes. As competências devem ser desenvolvidas, adquiridas e aplicadas em uma determinada função pelos colaboradores, para que estes se mantenham alinhados com os objetivos estratégicos da empresa e do cargo.

As competências em um RH estratégico são utilizadas em todos os processos: Recrutamento e Seleção; Plano de Cargos e Salários; Treinamento e Desenvolvimento; e, finalmente, na Avaliação de Desempenho.

Pensando no fato de que cada cargo precisa de conhecimentos habilidades e atitudes específicas, chega-se a conclusão de que nem sempre o fato de um colaborador ser muito bom no que faz atualmente, significa que ele terá o mesmo desempenho se mudado de função ou promovido. Por isso, a importância de estes colaboradores serem avaliados no que realmente é necessário para a execução de um determinado cargo.

A opção entre avaliar ou não o desempenho de seu pessoal não é mais uma escolha para as empresas. Toda a empresa que busca crescer e se desenvolver com qualidade deve realizar a Avaliação de Desempenho de maneira estruturada e sistemática.

A importância da Avaliação de Desempenho refere-se, principalmente, ao fato de poder diagnosticar, por meio de ferramentas específicas, o desempenho dos colaboradores em determinado período de tempo, sendo que essas ferramentas têm estreita relação com todas as demais funções de recursos humanos. A Avaliação de Desempenho é um recurso valoroso tanto para empresas quanto para funcionários. 

Mas, afinal, o que é uma Avaliação de Desempenho? É uma ferramenta de estimativa de aproveitamento do potencial individual das pessoas no trabalho e, por isso, do potencial humano de toda a organização.

A avaliação poderá ser feita pela liderança imediata, por um par, um subordinado, um cliente interno ou externo, dependendo da metodologia de aplicação que for escolhida a partir da estratégia de cada empresa.

Portanto, todos devem ser preparados para avaliar e para serem avaliados com técnica e critérios bem definidos para que a ferramenta de avaliação utilizada esteja alinhada com os objetivos de desenvolvimento de pessoas e de atingimento de resultados.

Avaliar com eficácia é a chave do sucesso na Gestão de Pessoas. O progresso de avaliação bem administrado beneficia colaboradores e organização. No momento de implantar um processo de Avaliação de Desempenho na sua empresa, é natural surgirem algumas preocupações por parte doa colaboradores, por exemplo:

·         Meu gestor está preparado para me avaliar?

·         Quais serão os critérios?

·         Será justo, imparcial?

·         Vai privilegiar as pessoas com quem o gestor tem maior afinidade?

·         Vai levar em conta somente os últimos erros que cometi?

·         Meu gestor vai se lembrar dos projetos de sucesso que participei?

·         Meu gestor vai avaliar melhor os mais amigos ou parentes?

·         Será que avaliação será de acordo com o estado de humor dele?

Todos estes questionamentos são válidos, pois em muitos casos realmente é isso que acaba acontecendo. Por isso, a importância de fazermos um processo de avaliação de desempenho realmente profissional.

Um processo de Avaliação de Desempenho profissional e assertivo pode ser usado para:

·         Manter a motivação e compromisso dos colaboradores;

·         Melhorar o desempenho/desafiar e estimular o aperfeiçoamento dos colaboradores;

·         Estimular eficácia na comunicação interna;

·         Ajustar os objetivos com as metas da organização e da equipe;

·         Analisar o desenvolvimento dos colaboradores;

·         Identificar necessidades de treinamento;

·         Entender aspirações de carreira interna;

·         Avaliar potencial dos colaboradores;

·         Desenvolver a visão sistêmica da empresa no colaborador;

·         Extrair o máximo de produtividade de cada colaborador;

·         Ter o histórico de desenvolvimento de cada colaborador;

·         Identificar os gaps de competências para fazer o plano de desenvolvimento.

Vamos agora entender qual é o passo a passo da implantação correta de uma Avaliação de Desempenho?

Passo 01 – Defina o tipo de avaliação que será aplicada

Especificamente, vamos falar sobre a minha sugestão para você: O modelo de Avaliação de Desempenho por Competências. Simplesmente, pois é o tipo que testadamente é o mais assertivo, é o mais atual e é o que eu utilizo nas empresas que atendo em minha consultoria e ensino aos meus alunos.

A avaliação por competências pressupõe que você já tenha as descrições de cargo atualizadas e o mapeamento das competências técnicas e competências comportamentais de cada cargo, além das competências organizacionais de toda a empresa (para todos os cargos). Vamos falar um pouco mais sobre cada um destes tópicos:

Descrição de Cargo:

A descrição dos cargos é a base de todo o processo de Gestão por Competências. A intenção é mapear cargos e não pessoas. É um documento que formaliza todas as atividades que são de competência de um determinado cargo.

Benefícios de ter uma descrição de cargo:

·         A empresa não fica dependente de pessoas específicas, porque ela tem as atividades e processos definidos, fazendo com que as pessoas que tenham que se adaptar a forma que a empresa deseja que as atividades sejam feitas e não o contrário.

·         Fornece clareza para a empresa do que deve cobrar de cada cargo.

·         Também fornece clareza para o colaborador do que ele deve executar, como ele deve executar, para que ele deve executar e quando ele deve executar cada atividade.

O momento de descrever os cargos é muito importante, pois é o momento que também te permite avaliar:

·         Se tem alguma atividade que um cargo está exercendo que deveria ser de outro.

·         Se tem alguma atividade que não está compatível com o nível daquele cargo.

·         Se tem alguma atividade que não deveriam estar sendo realizada.

É importante frisar que este processo não é somente de descrever atividades, mas de criar um padrão que deve fazer sentido para a estrutura e estratégia da empresa, e que fará sentido ser replicada.

Competências Técnicas

A competência técnica é o conhecimento adquirido que está estritamente ligada ao cargo exercido na empresa. Além disso, também engloba as habilidades do que fazer e como fazer, otimizando as chances de o trabalho ser bem-sucedido no cargo.

Competências Comportamentais

Esta competência refere-se ao comportamento e atitudes esperadas para que as atividades daquele cargo sejam executavas de forma assertiva. São os elementos que podem ser adquiridos ao longo da vida profissional ou pessoal. De acordo com seus comportamentos, um profissional pode ser considerado adequado para um cargo, bem como aderente à empresa ou equipe de trabalho.

Competências Organizacionais

Este grupo de competências são mapeadas com base na missão, visão, valores, estratégias, princípios, filosofias e objetivos da empresa. São aquelas competências que representam a cultura da empresa, aquilo que é realmente importante que todos os colaboradores em qualquer cargo (do mais operacional até o mais estratégico) tenha em seu perfil. Resumindo, é a identificação das competências necessárias para que a empresa cumpra suas estratégias e atinja suas metas e objetivos.

A Avaliação por Competências apresenta os seguintes benefícios:

·         Estimula o desenvolvimento das competências que são necessárias para a eficácia em todas as atribuições dos cargos;

·         Estimula o líder a desenvolver as competências de liderança, para que seja capaz de treinar, orientar, desenvolver, integrar e motivar a equipe;

·         Estreita o relacionamento entre líderer e liderado, ou seja, entre avaliador e avaliado;

·         Promove o planejamento de acompanhamento de metas conjuntas de desenvolvimento;

·         Fornece histórico de desenvolvimento de competências de cada colaborador;

·         Tira a empresa da subjetividade, fornecendo ferramentas objetivas e mensuráveis, que podem ser utilizadas por qualquer profissional;

·         O critério de mensuração e avaliação não depende da subjetividade dos gestores nem da equipe gestora do projeto;

·         RH e gestores estarão instrumentalizados com a ferramenta mais atualizada do mercado e com maior foco para fazer desenvolvimento de competências;

·         A possibilidade de ter ferramentas que promovam uma gestão visível e mensurável gera credibilidade e fortalece a parceria entre RH e gestores de todos os níveis;

·         O RH ganha visibilidade e credibilidade de toda empresa, podendo ocupar uma posição cada vez mais estratégica na gestão da empresa.

A Avaliação por Competências pode ser aplicada dentro de 3 estratégias diferentes:

·         Avaliação 90º

Também conhecida como Avaliação Direta. É praticada pelo líder imediato da hierarquia da empresa. Neste método, grande responsabilidade é atribuída à liderança imediata, que assume o compromisso de emitir sua avaliação sobre todos os seus subordinados diretos.

·         Avaliação 180º

Também conhecida como Avaliação Conjunta. É realizada em conjunto entre avaliador e avaliado, isto é, a ferramenta de avaliação é analisada ao mesmo tempo, discutida e ambos entram em um consenso sobre os aspectos avaliados. Exige que a empresa já tenha uma cultura de avaliação bem amadurecida e uma boa comunicação interpessoal entre líderes e subordinados.

·         Avaliação 360º

Trata-se de uma técnica na qual o colaborador é avaliado de forma estruturada por seus superiores, pares ou clientes internos, subordinados e outros que a empresa julgar necessário. O avaliador procura receber feedback de todos que tenham trabalhado com o avaliado para fazer uma análise dos pontos fortes dos seus colaboradores e identificar as possibilidades de melhoria. Neste caso, é importante que o avaliador tenha uma visão sistêmica da rede, de como funciona a comunicação interna, o clima de cooperação ou competitividade, e se certificar de que as pessoas envolvidas na avaliação foram preparadas para tal e têm como objetivo contribuir para o crescimento da empresa, sem contaminação com sentimentos consequentes de problemas pessoais.

Você deve escolher qual estratégia seguirá analisando a maturidade da cultura da sua empresa. Sempre comece pela estratégia mais simples e vá evoluindo conforme a cultura de avaliação for amadurecendo dentro da empresa.

Passo 02 – Confecção da ferramenta de Avaliação

Primeiramente, vamos resumir todas as informações que serão avaliadas dentro deste modelo de Avaliação de Desempenho, logo após falaremos de cada uma delas de maneira mais aprofundada.

·         Competências Comportamentais e seus indicadores.

·         Competências Organizacionais e seus indicadores.

·         Competências Técnicas e seus indicadores.

·         Indicadores de Performance.

Competências técnicas e comportamentais

Como já falamos anteriormente, estas competências devem ser mapeadas levando em consideração as atividades do cargo, necessitando assim da descrição de cargos atualizada. O levantamento das competências levará em consideração quais são as competências essenciais para o cumprimento daquelas atividades, o mínimo necessário para que as atividades sejam concluídas de forma assertiva.

Competências Organizacionais

São mapeadas levando em consideração a cultura da empresa, sua missão, visão, valores, princípios, objetivos e etc. São aquelas competências primordiais para que a pessoa se encaixe na cultura da empresa e tenha os pontos que são importantes e muito relevantes para a empresa.

Indicadores

·         Os indicadores de competências são situações e ações do dia a dia que indicam que aquela competência específica está presente no colaborador. Exemplo: Um indicador da competência “Organização” poderia ser “tem hábito de trabalhar com a mesa bem organizada e limpa.”

·         Os indicadores de performance são situações e ações que indicam que uma determinada atividade importante do cargo do colaborador está sendo executada de forma correta. Exemplo: Um indicador da atividade “Treinamento e Desenvolvimento de pessoas” poderia ser “ROI positivo nos treinamentos”.

Os indicadores são mais do que simplesmente um conjunto de ferramentas de mensuração. É principalmente uma ferramenta educacional, útil para avaliar, treinar, desenvolver e orientar todos os membros da equipe a buscarem eficácia em resultados.

Resumindo, teremos então 1 formulário diferente para cada cargo dentro da organização. Cada cargo terá suas competências comportamentais e técnicas diferentes (juntamente com seus indicadores). A única coisa que permanece igual em todos os formulários são as competências Organizacionais, pois essas estão relacionadas com a cultura da empresa e, por isso, devem ser as mesmas para todos os cargos.

Passo 03 – Treinamento

Muitas empresas começam a implantar sistemas de Avaliação de Desempenho sem preparar os colaboradores para administrar esta nova realidade. Encaram como procedimento técnico burocrático e as pessoas não têm a clara compreensão da utilização, objetivos e acabam tendo alguns receios, tanto em avaliar como em serem avaliados e o fazem de qualquer jeito. Desta forma, o resultado acaba não sendo alcançado e o investimento é perdido.

Portanto, a implementação deve ser criteriosa e as pessoas devem ser previamente preparadas, treinadas, tanto para avaliarem como para serem avaliadas e tirar o melhor proveito deste conjunto de ferramentas. Fases importantes do treinamento da Avaliação de Desempenho:

·         Fase de informação: Informas a todos os colaboradores que um novo projeto será implantado.

·         Fase de sensibilização e conscientização: Mostrar aos colaboradores todos os benefícios que o projeto tratá para eles e fazer com que “comprem a ideia”.

·         Fase de conhecimento da ferramenta: Treinamento na aplicação da ferramenta de avaliaçao em si, o procedimento para a avaliação e todos os detalhes técnicos da aplicação.

·         Fase de execução do projeto: A primeira aplicação é considerada um teste, então será encarada como parte do treinamento para saber se todos entenderam o processo.

Como já dito na última fase do treinamento, mas que é importante reforçar, o primeiro ciclo de avaliação é um simulado, onde todos ainda estarão aprendendo sobre a ferramenta. Neste simulado deve-se identificar todas as dificuldades demonstradas e criar formas de solucioná-las para que, na próxima avaliação, não se repitam e o processo amadureça.

Passo 04 – Feedback

Alguns pontos importantes para levarmos em consideração no momento do retorno sobre o resultado da Avaliação de Desempenho para o colaborador avaliado:

·         Cuidado com a forma de comunicação para não atingir a autoestima do avaliado;

·         Imparcialidade na interação e nas colocações, independentemente de grau de parentesco e amizade;

·         Foco no desenvolvimento de competências do avaliado;

·         Foco no período que está sendo avaliado;

·         Saber ouvir com atenção, empatia e respeito;

·         Fazer com que o avaliado entenda e aceite que tem pontos a serem melhorados e isso significa enriquecimento do seu perfil;

As seguintes observações são fundamentais para fornecer feedbacks ao avaliado:

Após obter o resultado da avaliação, deverá fazer a comparação com o mapeamento mensurado do cargo, para identificar os gaps com objetividade.

Para as competências que estão dentro do perfil, o avaliado deverá fornecer feedbacks positivos na reunião de avaliação. E para as competências que estão abaixo do perfil, deverá ser feito o plano de desenvolvimento de competências (PDC), que deverá ser acompanhado por avaliador e RH.

 Pontos importantes

·         A avaliação de Desempenho deve ser aplicada entre 1 a 2 vezes no ano, dependendo da estratégia da empresa.

·         A avaliação de Desempenho é a base, também, para outros subsistemas como os Treinamentos e o Plano de Cargos e Salários.

Além disso, o projeto de Avaliação de Desempenho, uma vez implantado, servirá como base para a implantação de outros projetos importantes. Um dos exemplos são os treinamentos da empresa. Os treinamentos não podem ser decididos em cima do que a empresa “acha” que as pessoas precisam, em cima do que a “outra” empresa fez e funcionou ou em cima do que vai ser “legal” para as pessoas. Um planejamento de Treinamento e Desenvolvimento realmente assertivo precisa dos dados obtidos pela Avaliação de Desempenho para gerar resultados realmente estratégicos.

Os dados adquiridos na Avaliação dos colaboradores são extremamente importantes para fazer um planejamento de Treinamento e Desenvolvimento (técnico ou comportamental) assertivo e focado nosgaps reais dos colaboradores, analisando individualmente, em grupo por departamento, por nível ou no âmbito geral da empresa.

A mesma coisa acontece com o subsistema de Plano de Cargos e Salários. A empresa não deve criar as possibilidades de carreira e de crescimento dentro da empresa baseado no que o líder “acha”, baseado no fato do líder “gostar” da pessoa, no fato da pessoa estar “precisando” de um aumento, por “tempo” de empresa ou no fato do colaborador ter um diploma (unicamente). Os critérios de promoção e progressão devem ser justos, mapeados com técnica qualificada, testada e, ainda, condizente com a estratégia da empresa.

Neste caso específico Um Plano de Cargos e Salários por Competências precisa dos dados objetivos na Avaliação de Desempenho e na Descrição de Cargos. Na política de remuneração pode ser desenhado, inclusive, qual a nota mínima esperada em uma Avaliação de Desempenho durante um determinado período para qualificar o colaborador a se enquadrar neste critério de crescimento, ou seja, sem a avaliação de desempenho não existe uma política de remuneração estratégica.

Lembrando que o processo de Avaliação não deve ser engessado onde o feedback ocorra somente no período de aplicação do formulário de formalização. É importante que a empresa tenha uma cultura de feedback instaurado, e que este retorno sobre os ajustes necessários em direção ao resultado esperado pela empresa ocorra de maneira instantânea e cotidiana. Possuir esta visão ampla e ao mesmo tempo aprofundada de sua equipe faz com que esta ferramenta deixe de ser um custo e passe a ser um investimento real e comprovado.

Atenção! Se sua empresa não possui hoje um processo de Avaliação de Desempenho, invista para que isto aconteça. Você terá maior assertividade na tomada de decisões relacionadas às pessoas, diminuirá sua rotatividade, terá colaboradores mais satisfeitos e um bom aproveitamento do potencial de seus futuros colaboradores.

Hoje, existem excelentes cursos de curta duração que podem capacitar sua equipe de Recursos Humanos/Gestão de Pessoas a fazer este trabalho e tornar os processos desta área conhecida como “subjetiva” cada vez mais empírica e assertiva. Caso você não tenha uma equipe interna de Recursos Humanos, existem excelentes consultorias na área que fazem a implantação deste projeto com muita assertividade.

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